Regulamin Współpracy z Artystami

Regulamin Współpracy z Artystami - Wystawcami

w Sklepie Fundacji Motywajki

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Produkty oferowane w sklepie są tworzone przez niezależnych artystów, którzy przekazali Fundacji prawa do ich sprzedaży. Prawa te przekazywane są na podstawie zawartej umowy.

2. Fundacja wystawia i promuje produkty artystów w swoim sklepie internetowym.

3. Fundacja jest formalnym sprzedawcą, wystawia dokument sprzedaży, przyjmuje płatność i obsługuje zamówienie.

4. Fundacja rozlicza się z twórcą po realizacji zamówienia, przekazując mu wynagrodzenie pomniejszone o prowizję administracyjną.

5. Fundacja nie gwarantuje sprzedaży wystawionych w sklepie produktów.

§ 2 Zgłoszenie i kwalifikacja

1. Do współpracy z Fundacją mogą przystąpić artyści, rękodzielnicy, twórcy (zwani dalej zbiorczo “Artystami”), którzy zaakceptują warunki niniejszego regulaminu oraz spełniają następujące kryteria:

mieszkają na terenie miasta Bydgoszcz lub powiatu bydgoskiego LUB są ściśle z nim powiązani (np. poprzez miejsce pracy, edukacji, rodziny lub działalności artystycznej),
posiadają pełną zdolność do czynności prawnych (ukończone 18 lat i brak ubezwłasnowolnienia) lub:
w przypadku osób poniżej 18 r.ż. - posiadają pisemną zgodę rodzica lub opiekuna,
w przypadku osób poniżej 13 r.ż. - posiadają zgodę rodzica lub opiekuna i cała umowa zostaje zawarta w imieniu rodzica/opiekuna.
są prawnym właścicielem lub twórcą produktu, który sprzedają,
wyrazili zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach związanych z realizacją umowy pośrednictwa sprzedaży z Fundacją (RODO).

2. Dopuszczalne statusy prawne Artysty to:

osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,
osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną – zgodnie z art. 5 ustawy Prawo Przedsiębiorców,
osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej,
organizacja pozarządowa (jeśli posiada prawa autorskie do obrotu dziełami),
osoba niepełnoletnia - za zgodą rodzica lub w imieniu rodzica.

3. Każdy Artysta przechodzi kwalifikację na podstawie portfolio lub przesłanych prac.

4. Artysta zgłasza chęć współpracy poprzez formularz dostępny na stronie sklep.motywajki.pl lub poprzez wiadomość e-mail na adres sklep@motywajki.pl podając OBOWIĄZKOWO poniższe informacje. W przypadku braku którejkolwiek informacji, zgłoszenie może zostać nierozpatrzone.

imię i nazwisko LUB pseudonim artystyczny LUB nazwę swojej marki - ta nazwa będzie wyświetlana w Sklepie,
adres e-mail do korespondencji,
oświadczenie o ukończeniu 18 lat lub posiadaniu zgody rodzica/opiekuna w przypadku osób poniżej 18 r.ż.,
link do portfolio / mediów społecznościowych / przykładowych prac, które chciałby sprzedawać z pośrednictwem sklepu Fundacji,
krótka informacja o produktach, które chciałby sprzedawać i w jakiej formie - należy podać wszystkie pasujące, nawet jeśli nie ma się pewności czy ostatecznie będą wystawiane:
a. Towary fizyczne - pojedyncze (np. rękodzieło, obrazy, płyty);
b. Towary fizyczne z wariantami (np. ten sam produkt z różnymi kolorami, rozmiarami);
c. Produkty do pobrania (np. aplikacje, pliki, ebooki);
d. Produkty na indywidualne zamówienie (np. rysunki, obrazy według wytycznych klienta);
e. Vouchery na usługi (np. tatuaże, sesje zdjęciowe);
f. Inne (jakie?).
Powiązanie z Bydgoszczą (lub jej najbliższą okolicą) - pytamy o to, bo sklep jest dedykowany lokalnym artystom, np.
a. Jestem mieszkańcem Bydgoszczy
b. Pracuję / Studiuję / Działam na terenie Bydgoszczy
c. Bydgoszcz to miejsce mojego urodzenia
d. Regularnie bywam w Bydgoszczy i korzystam z usług lokalnych firm / sklepów / miejsc kulturowych
e. Inne (jakie?)
f. Brak powiązania
Dodatkowy zapis:
"Oświadczam, że jestem autorem/właścicielem zgłaszanych prac i produktów oraz że nie naruszają one praw osób trzecich. Wysyłając ten formularz, wyrażam zgodę na przetwarzanie zawartych w nim danych przez Fundację Motywajki z siedzibą w Bydgoszczy, w celu rozpatrzenia mojego zgłoszenia do współpracy oraz kontaktu w tej sprawie, zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO."
Pole opcjonalne: numer telefonu - w celu ułatwienia kontaktu, niewymagane.

5. Po zapoznaniu się ze zgłoszeniem, Fundacja wysyła maila z odpowiedzią i dalszymi instrukcjami do 7 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia.

8. Fundacja zastrzega sobie prawo do odmowy nawiązania współpracy z Artystą, jak również do rozwiązania z nim umowy (patrz §9).

§ 3 Umowy z Artystami

1. Fundacja zawiera umowę z każdym Artystą, który zamierza wystawiać swoje produkty w sklepie Fundacji.

2. Umowa zawierana jest w języku polskim i podlega prawu polskiemu.

3. W umowie określa się m. in.:

model logistyczny,
sposób rozliczeń,
wysokość prowizji (patrz §7),
czas trwania współpracy.

4. Umowa może być sporządzona w formie:

umowy współpracy (B2B) - z Artystami posiadającymi działalność gospodarczą.
umowy komisowej (pośrednictwa sprzedaży) - z Artystami nieposiadającymi działalności gospodarczej lub niepełnoletnimi.

5. Współpraca Artysty z Fundacją rozpoczyna się z dniem podpisania umowy przez obie strony.

6. W przypadku Artysty niepełnoletniego, umowa zostaje zawarta za zgodą rodzica lub opiekuna prawnego lub w imieniu i na rzecz Artysty przez jego przedstawiciela ustawowego – rodzica lub opiekuna prawnego.

7. Podpisanie umowy może odbyć się w sposób:

zdalny (podpis elektroniczny),
pisemny (poprzez spotkanie lub drogą korespondencyjną)
mieszany (jedna strona podpisuje elektronicznie, a druga pisemnie).

8. Wzór umowy stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.

9. Nawiązując współpracę z Fundacją, Artysta akceptuje także:

§ 4 Dostarczanie i magazynowanie produktów

1.Model logistyczny ustalany jest przed podpisaniem umowy.

2. Artysta może wybrać jeden z dostępnych modeli logistycznych:

wysyłać zamówienia samodzielnie (produkty będą dodatkowo oznaczone “Wysyłka przez Artystę”),
przekazać produkty do magazynu Fundacji i powierzyć Fundacji cały proces realizacji zamówienia.

3. Wybierając wysyłkę zamówień samodzielnie, Artysta jest zobowiązany do:

samodzielnego wydruku etykiet/wygenerowania kodu,
samodzielnego zapakowania i zabezpieczenia produktu,
wysyłki produktu w terminie do 2 dni roboczych od otrzymania zamówienia,
samodzielnej obsługi klienta i jego ewentualnych roszczeń.

4. Oddając produkty do magazynu Fundacji, całym procesem realizacji zamówienia zajmuje się Fundacja.

5. W przypadku uszkodzeń lub opóźnień, odpowiedzialność ponosi strona realizująca wysyłkę.

6. Artysta ponosi odpowiedzialność za jakość i zgodność produktów dostarczonych do magazynu Fundacji z opisem zamieszczonym w sklepie oraz z obowiązującym prawem.

7. Fundacja ponosi odpowiedzialność za jakość i zgodność produktów przechowywanych w magazynie Fundacji z ich stanem pierwotnym.

8. Artysta może w każdej chwili odebrać swoje produkty z magazynu Fundacji na żądanie (np. w celu wystawienia stoiska, sprzedaży w innym miejscu), po uprzednim umówieniu się na odbiór z obsługą sklepu, dostępną pod mailem: sklep@motywajki.pl. Analogicznie Artysta może zwrócić ponownie produkty do magazynu Fundacji. Podczas braku produktu w magazynie, zostaje on zawieszony w sklepie internetowym.

9. Artysta może jednocześnie wystawiać swoje produkty w sklepie Fundacji jak i innych miejscach.

10. W przypadku sprzedaży wystawionego w sklepie produktu w innym miejscu, Artysta zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie Fundację w celu aktualizacji stanu magazynowego w systemie.

11. W przypadku niezgłoszenia sprzedaży, o której mowa w pkt 10, odpowiedzialność za ewentualne szkody z tym związane ponosi Artysta.

12. Fundacja obsługuje proces reklamacyjny zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa konsumenckiego. Odpowiedzialność za uzasadnione reklamacje zależy od wybranego modelu logistycznego:

model: wysyłka przez Artystę – Artysta ponosi odpowiedzialność za jakość, kompletność oraz stan wysyłanego produktu. W przypadku uznanej reklamacji (np. uszkodzenia, niezgodności), Fundacja może zwrócić klientowi środki, a następnie dochodzić zwrotu kosztów od Artysty. W przypadkach spornych lub powtarzających się problemów z jakością, Fundacja może zawiesić lub zakończyć współpracę z Artystą, zgodnie z §9.
model: produkty w magazynie Fundacji – Fundacja ponosi odpowiedzialność za prawidłowe zapakowanie i wysyłkę produktu. W przypadku uznanej reklamacji z tytułu uszkodzenia podczas transportu lub błędnej realizacji zamówienia, Fundacja odpowiada za jej obsługę i koszty.

13. Niedotrzymywanie wytycznych z pkt 3 oraz pkt 12 może być powodem natychmiastowego rozwiązania umowy z Artystą przez Fundację.

§ 5 Wymagania dotyczące produktów

1. Produkty tworzone są przez niezależnych Artystów i mogą mieć charakter fizyczny, cyfrowy lub usługowy.

2. Fundacja umożliwia sprzedaż następujących rodzajów produktów:

produkt fizyczny pojedynczy,
produkt fizyczny z różnymi wariantami (np. kolorem, rozmiarem),
produkt wirtualny / do pobrania (np. pliki, vouchery na usługi),
produkt na indywidualne zamówienie poprzez formularz (np. rysunki na zamówienie).

3. Fundacja umożliwia sprzedaż produktów w następujących kategoriach:

grafika, w tym: wydruki, obrazy, obrazy na zamówienie, rysunki na zamówienie;
rękodzieło, w tym: biżuteria, odzież i obuwie, maskotki, inne wyroby rękodzielnicze;
muzyka, w tym: płyty, merch;
inne, w tym: książki, inne dzieła artystyczne;
usługi w formie voucherów, w tym: tatuaże, sesje zdjęciowe.

4. Kategorie i podkategorie mogą być modyfikowane przez Fundację jeśli zajdzie taka potrzeba.

5. Fundacja nie przyjmuje do sprzedaży produktów, które:

są objęte dodatkowymi wymaganiami prawnymi (np. kosmetyki, produkty spożywcze, leki),
wymagają zezwoleń, rejestracji lub spełnienia norm bezpieczeństwa,
są nielegalne lub nieetyczne,
są używane lub odsprzedawane,
są zniszczone,
są nieoryginalne lub stanowią plagiat.

6. Każdy produkt musi być:

oryginalną pracą Artysty,
opisany i wyceniony,
porządny, czysty i nieuszkodzony.

7. Artysta przekazuje Fundacji minimum:

cenę brutto,
opis produktu,
minimum 1 zdjęcie produktu w dobrej jakości i/lub produkt fizyczny do magazynu Fundacji (wtedy Fundacja sama może zrobić zdjęcia). W przypadku produktów: wirtualny do pobrania oraz produkt na indywidualne zamówienie poprzez formularz wymagane są inne procedury (patrz pkt 8, 9, 10).

8. Artysta może przekazać Fundacji dodatkowe informacje (w razie ich braku, Fundacja może dodać je samodzielnie):

tytuł produktu,
galerię zdjęć produktu,
wideo produktu,
numer GTIN, UPC, EAN, or ISBN (jeśli posiada),
certyfikat autentyczności (jeśli posiada).

9. W przypadku rodzaju produktu: wirtualny / do pobrania (np. pliki, vouchery na usługi), Artysta zobowiązany jest dostarczyć

a) Plik:

w odpowiednim formacie zależnym od rodzaju produktu i w dobrej jakości,
informacje o produkcie - opis czym jest, w jakim formacie, co klient znajdzie w środku,
dodatkowe instrukcje, wymagania sprzętowe - jeśli dotyczy.

b) Voucher:

samodzielnie zaprojektowany voucher w formacie graficznym [kwadrat, proporcje 1:1, minimalne wymiary 1080x1080 px] zawierający minimum nazwę usługi i nazwę Artysty LUB dostarczyć nazwę usługi do Fundacji na mail sklep@motywajki.pl (wtedy Voucher zostaje stworzony z uniwersalnego szablonu Fundacji).
Informacje o usłudze, w tym:
- miejsce wykonania,
- opis procesu wykonania,
- czas trwania usługi (opcjonalnie),
informacje o możliwości kontaktu klienta z Artystą (mail, telefon, media społecznościowe),
termin realizacji (opcjonalnie).

10. W przypadku rodzaju produktu: produkt na indywidualne zamówienie poprzez formularz (np. rysunki na zamówienie), Artysta zobowiązany jest dostarczyć:

portfolio lub przykłady prac,
czas realizacji zamówienia (liczony w dniach roboczych),
możliwe warianty oraz ich wyceny (np. zróżnicowane na format, medium, ilość postaci, styl),
zasady przekazania produktu (np. odbiór osobisty, wysyłka pocztą, plik graficzny wysyłany mailem),
dopuszczalny zakres/tematykę (np. portrety ludzi, portrety zwierząt, pejzaże),
dotyczy sztuki tradycyjnej i cyfrowej: format pracy (np. A4, 30x40 cm, 2000x2000 px);
dotyczy sztuki tradycyjnej: medium wykorzystywane do pracy (np. kredki, ołówki, markery, akwarele, farby olejne, węgiel) + zalecane podanie marki używanych medium, podłoże wykorzystywane do pracy (np. płótno białe, papier biały gramatura 250g), + zalecane podanie marki używanych podłoży.
inne przydatne informacje o usłudze.

11. Fundacja zastrzega sobie prawo do natychmiastowego usunięcia ze sklepu produktów, które nie są zgodne z jej tematyką i estetyką lub mają charakter wulgarny, obraźliwy, dyskryminacyjny lub naruszają prawa osób trzecich.

12. Jeśli Artysta chce zmienić wyświetlaną standardową cenę brutto swojego produktu (podawaną przy dodawaniu go do sklepu), powinien skontaktować się z Fundacją mailowo (sklep@motywajki.pl) i wskazać nazwę lub ID produktu oraz podać jego nową cenę.

§ 6 Marketing i Promocja

1. Fundacja podejmuje działania promocyjne mające na celu zwiększenie widoczności i sprzedaży produktów oferowanych w Sklepie. Promocja może obejmować m. in.:

prezentację produktów w mediach społecznościowych Fundacji,
udział produktów w kampaniach promocyjnych, targach lub wydarzeniach,
wyróżnienie produktów na stronie głównej Sklepu (losowo),
współpracę z influencerami i partnerami medialnymi.
reklamy w Google Ads i Meta Ads.

2. Zakres i częstotliwość działań promocyjnych są uzależnione od decyzji Fundacji i możliwości organizacyjnych.

3. Artysta może dowolnie promować produkt poza kanałami Fundacji na własny koszt.

4. Fundacja promuje wszystkie produkty i wszystkich Artystów jednakowo.

5. Wyświetlanie produktów na stronie Fundacji odbywa się w sposób losowy lub według indywidualnych ustawień osoby przeglądającej.

6. Nie ma możliwości wykupienia dodatkowych usług promowania lub specjalnych warunków marketingu.

7. Fundacja umożliwia Artystom indywidualne ustawienie cen promocyjnych lub kodów rabatowych na ich produkty. Szczegółowe instrukcje oraz zasady cen promocyjnych i kodów rabatowych są opisane w oddzielnym pliku, który stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.

§ 7 Rozliczenia i wynagrodzenia

1. Fundacja rozlicza sprzedaż i wypłaca Artyście wynagrodzenie w zależności od formy działalności Artysty i rodzaju umowy.

2. Artysta otrzymuje 80% ceny sprzedaży brutto od Fundacji, wypłacane zgodnie z wybranym modelem (patrz pkt 4).

3. Fundacja zatrzymuje 20% ceny sprzedaży brutto, jako wynagrodzenie za pośrednictwo sprzedaży, w tym:

obsługę sklepu,
logistykę (opcjonalnie),
promocję i marketing,
obsługę klienta.

4. W przypadku gdy końcowa cena produktu, po uwzględnieniu prowizji Fundacji, nie stanowi kwoty „pełnej” (kończącej się na 0,00 zł lub 0,50 zł), Fundacja może ją zaokrąglić w górę do najbliższej takiej wartości. Różnica wynikająca z zaokrąglenia zwiększa cenę sprzedaży produktu, a rozliczenie z Artystą następuje od ostatecznej ceny sprzedaży. Zaokrąglenie stosowane jest w celu ujednolicenia cen w Sklepie i nie wpływa na sposób ustalania prowizji.

5. Wynagrodzenie wypłacane jest na konto Artysty podane w umowie, według wybranej formy rozliczeń, uwzględnionej na indywidualnej umowie z Artystą:

w terminie do 14 dni od momentu potwierdzenia dostarczenia produktu bez zwrotu w ustawowym terminie (uwzględniając czas możliwego zwrotu lub reklamacji 14 dni).
miesięcznie do 20-tego dnia miesiąca kolejnego.

6. Fundacja, przed dokonaniem wypłaty, przesyła Artyście zestawienia prowizji.

§ 8 Prawa autorskie

1. Artysta musi być twórcą lub właścicielem produktu, który wystawia na sprzedaż.

2. W przypadku dzieł autorskich (grafiki, muzyka, itp.), Artysta musi posiadać prawa autorskie majątkowe lub mieć prawo do ich przeniesienia lub udzielenia licencji.

3. Zabrania się sprzedaży rzeczy, do których nie ma się praw (np. cudzych grafik, muzyki, wzorów).

4. Wystawianie produktów w sklepie jest równoznaczne z deklaracją, że dzieło jest oryginalne i nie narusza cudzych praw.

5. Artysta zachowuje autorskie prawa osobiste do swoich prac.

6. Fundacja nabywa prawo do nieodpłatnego używania zdjęć produktów i materiałów promocyjnych Artysty w celach promocyjnych i marketingowych sklepu.

7. Wystawiając produkt w Sklepie, Artysta wyraża zgodę na udzielenie Fundacji licencji niewyłącznej lub przeniesienie praw, niezbędnej do jego sprzedaży, jedynie na okres, w którym produkt jest wystawiany w sklepie. Co do zasady:

dla produktów cyfrowych (np. pliki do pobrania, vouchery) – Fundacji udzielana jest licencja niewyłączna,
dla produktów fizycznych sprzedawanych jednorazowo (np. obrazy, rzeźby) – wraz ze sprzedażą następuje przeniesienie autorskich praw majątkowych, jeśli tak wynika z umowy.

8. Szczegóły dotyczące licencji lub przeniesienia praw autorskich są określane w indywidualnej umowie z Artystą.

§ 9 Rozwiązanie umowy i odpowiedzialność prawna

1. Artysta ma prawo do wypowiedzenia umowy bez podania przyczyny z zachowaniem okresu wypowiedzenia 7 dni.

2. Fundacja ma prawo do wypowiedzenia umowy z podaniem przyczyny z zachowaniem okresu wypowiedzenia 7 dni.

3. W przypadku rozwiązania umowy, Artysta zobowiązany jest odebrać produkty znajdujące się w magazynie Fundacji w terminie 30 dni od daty rozwiązania umowy. Po tym terminie Fundacja ma prawo zutylizować lub przekazać je na cele statutowe.

4. Fundacja jak i Artysta mają prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeśli działania jednej ze stron naruszają prawo lub niniejszy regulamin.

5. W przypadku, gdy działania artysty naruszają prawo lub niniejszy regulamin i skutkują szkodą finansową dla Fundacji (np. karą skarbową, postępowaniem cywilnym), Fundacja ma prawo dochodzić od artysty zwrotu kosztów oraz odszkodowania.

6. Artysta ponosi pełną odpowiedzialność prawną i finansową za wszelkie szkody wynikające z:

podania nieprawdziwych danych,
zatajenia obowiązku posiadania działalności gospodarczej,
naruszenia praw autorskich osób trzecich,
działania bez zgody opiekuna prawnego (jeśli niepełnoletni).

7. W przypadku poniesienia przez Fundację kosztów (kar, odszkodowań, roszczeń) wynikających z takich działań, artysta zobowiązuje się do ich zwrotu.

§ 10 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego oraz innych obowiązujących aktów prawnych.

2. Fundacja zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie po upływie 7 dni od daty ich publikacji na stronie internetowej sklepu Fundacji, o ile nie wskazano innego terminu.

3. Fundacja może kontaktować się z Artystą drogą mailową w sprawach związanych z realizacją umowy, w tym w szczególności w zakresie:

zmian regulaminu,
informacji organizacyjnych dotyczących współpracy,
kwestii związanych z realizacją zamówień i rozliczeniami,
innych kwestii związanych z realizacją umowy.

4. Jeżeli Artysta nie wyrazi sprzeciwu wobec zmian w terminie 7 dni od ich otrzymania, uznaje się je za zaakceptowane. W przypadku braku akceptacji zmian przez Artystę, współpraca może zostać rozwiązana z zachowaniem okresu wypowiedzenia, określonego w §3.

6. Regulamin obowiązuje od dnia jego opublikowania na stronie Sklepu Fundacji - 19.10.2025.

7. Wszelkie spory wynikające ze współpracy będą rozstrzygane w sposób polubowny, a w przypadku braku porozumienia – przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Fundacji.

8. Niniejszy Regulamin stanowi integralną część umowy zawieranej między Fundacją a Artystą.

Załączniki:

1. Uproszczone Zasady Współpracy z Artystami.

2. Informator dla Artystów.

3. Zasady ustanawiania cen promocyjnych i kodów rabatowych.

4. Regulamin Sklepu Fundacji Motywajki.

5. Formularz Zgłoszeniowy dla Artystów.

6. Polityka Prywatności i Cookies.

7. Wzór umowy z Artystą - umowa współpracy (B2B).

8. Wzór umowy z Artystą - umowa komisowa.

9. Wzór oświadczenia o oryginalności produktów i braku naruszeń praw autorskich.

10. Wzór zgody RODO (przetwarzanie danych + publikacja prac na stronie/social mediach.

11. Opis projektu.

Obowiązuje od dnia: 19.10.2025
Ostatnia aktualizacja: 31.03.2026

Podpisanie umowy oznacza akceptację niniejszego Regulaminu oraz jego załączników.